Хроменков Ю.А. ФУНКЦИИ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТА
04.10.2020, 21:39
Аннотация. В статье рассмотрена сущность документа, его роли в управленческой деятельности. Проведен анализ основных функций докумен-та в системе управления современной организацией.
Ключевые слова: документ, функции документа, информация, управле-ние.
Annotation. The article considers the essence of the document and its role in management. The main functions of the document in the management system of a modern organization are analyzed.
Keywords: document, document functions, information, management.

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, свидетельство. Это понятие применимо к любым письмен-ным источникам, соответствующим образом оформленным, и поэтому име-ющим юридическую силу.
Стоит отметить, что понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности, и поэтому почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. Таким образом, в настоящее время среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер сохраняется некоторая неопределенность: нет единства в по-нимании этого термина, несмотря на наличие ряда законодательных и офи-циальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает определение этому понятию, преобладает какой-то один аспект − правовой, управленческий или исторический − и сам термин «документ» в связи с этим определяют различным образом. Однако информационная его сущность очевидна в любом случае.
Как было ранее отмечено, ведение документации представляет собой обоснованную необходимость для любой сферы общественной деятельности и само определение документа, сохраняя информационную первооснову, эластично изменяется в своих подробностях в зависимости от сферы приме-нения. И поскольку любой документ обладает определенными функциями, то можно утверждать, что термин «документ» полифункционален (многофунк-ционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением вре-мени меняют свое доминирующее значение. Функция определенного доку-мента есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осо-знано оно автором или нет. Выяснение функций документа важно для опре-деления цели его создания, для его классификации и изучения роли в кон-кретной социальной структуре и экономической системе. При этом автор до-кумента, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию.
Выделяются функции общие (информационная, социальная, коммуника-тивная, культурная) и специальные (управленческая, правовая, функция ис-торического источника, функция учета, обучающая, познавательная, эстети-ческая и релаксационная). Рассмотрим подробнее каждую из них.
Общие функции в той или иной степени присущи всем документам, неза-висимо от области общественной деятельности, к которой эти документы от-носятся.
Первая функция из этой категории – информационная. Она определяет-ся потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и даль-нейшей передачи. Поскольку причина появления любого документа – это необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности, то можно утверждать, что эта функция как целевое назначение, в целом, является теоретической первоос-новой необходимости выделения понятия «документ».
Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:
− ретроспективную (относящуюся к прошлому);
− оперативную (относящуюся к настоящему);
− перспективную (относящуюся к будущему).
Стоит отметить, что существуют также и другие классификации инфор-мации. Например, разделение на первичную и вторичную, по жанрам, ви-дам, носителям и т. д.
Содержимое каждого документа можно охарактеризовать с помощью информационной емкости (информационного потенциала) документа. Это понятие описывает количество и качество информации. Информационная ем-кость также характеризуется такими показателями, как полнота, объектив-ность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полез-ность и новизна. Чем эти показатели выше, тем, соответственно, более цен-ным считается документ.
Документы создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. В этом заключается социаль-ная функция документа.
Однако документ также может и сам влиять на социальные отношения в зависимости от назначения и роли в определенном обществе. При этом он может как стимулировать развитие социальных процессов в обществе, так и тормозить их.
Коммуникативная функция документа заключается в том, что он выпол-няет задачу передачи информации во времени и пространстве, информаци-онной связи между членами общества, т. е. коммуникации. Эта функция обу-словлена тем, что социальные связи не могут возникать и поддерживаться без обмена сведениями, мнениями, идеями и т. д.
Можно выделить две категории документов, в которых наиболее ярко выражена коммуникативная функция: ориентированные в одном направле-нии (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, доклад-ные записки и т. д.) и двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).
Культурная функция заключается в способности документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в конкретном обществе. Эта функция лучше всего выделяется в кинофильмах, фотографиях, научно-технических документах и др.
Теперь рассмотрим подробнее вторую из ранее выделенных категорий функций документа – специальные функции.
Одна из них – управленческая – заключается в том, что документы вы-ступают в качестве средства управленческой деятельности, т. е. они специ-ально созданы для целей управления. Это, например, законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и т. д. Такие документы играют крайне важную роль в информационном обеспечении управленческого про-цесса, они многообразны и отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция проявляется в документах, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Среди документов, наделенных правовой функцией можно выделить две категории: изначально обладающие ею и приобретающие на время.
В первую из них входят все документы, устанавливающие, закрепляю-щие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические по-следствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной вла-сти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотари-альные и арбитражные акты, а также все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).
Вторую категорию формируют документы, которые на время приобре-тают правовую функцию в случае, если они являются доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. Стоит отметить, что любой документ может быть доказательством и тем са-мым временно может быть наделен правовой функцией.
Функция исторического источника является составляющей функционала документов, представляющей собой объект изучения исторической науки. Существует две точки зрения относительно возникновения этой функции у документа: документ либо становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение, либо наделяется этой функцией с момен-та его возникновения, но человеком наличие этой функции у документа осо-знается лишь тогда, когда документ поступает в архив.
Таким образом, можно утверждать, что эта функция начинает явно про-являться и доминировать в документе, если он выступает как источник ин-формации для историка при исследовании той или иной проблемы.
Функция учета заключается в передаче не столько качественной, сколько количественной характеристики информации, связанной с хозяйственными, демографическими и другими социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский и опера-тивный – отражаются в статистических и финансово-экономических докумен-тах, плановой, отчетной документации.
Обучающая функция документа очень тесно связана с информационной и социальной и заключается в том, что, фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности и ее социализации.
Выделение познавательной функции основано на том, что документ на основе фиксированного текста предоставляет возможность строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Таким обра-зом, документирование выступает как важный элемент познания окружаю-щего мира, средство фиксации его процессов и их результатов.
Эстетическая функция документа тесно связана с его культурной функ-цией и проявляется в том, что, фиксируя в структуре материальных носите-лей результаты образно-художественного освоения действительности, доку-менты тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт.
Последняя из ранее упомянутых − релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) − функция документа отличается от ранее рассмотренных тем, что характеризует документ с нестандартной точки применения. Эта функция заключается в том, что использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, сни-мающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объ-ект.
В целом можно отметить, что термин «документ» действительно мно-гофункционален, что и позволяет ему охватывать столь обширную сферу применения, эластично подстраиваясь под каждую отрасль знаний, но не ме-няя своей первозданной сути. Это еще раз подчеркивает важность докумен-тации для улучшения условий функционирования общества в настоящем и его дальнейшего развития.
Категория: Smart Student Science — 2020 | Добавил: yuriyhromen
Просмотров: 6 | Загрузок: 0 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar