Борисенко В.А. СОВРЕМЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ФОРМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
04.10.2020, 19:20
Аннотация. Статья посвящена исследованию организационно-технологических форм документооборота, используемых в современных условиях. В статье приведена оценка базовых организационно-технологических форм документооборота, выделены их плюсы и минусы. Ключевые слова: электронный документооборот, организационно-технологическая форма документооборота. Annotation. The article is devoted to the study of organizational and technological forms of document management used in modern conditions. The article provides an assessment of the basic organizational and technological forms of document flow, highlights their pros and cons. Keywords: electronic document management, organizational and technological form of document management. Современные системы и технологии электронного документооборота составляют новую информационно-технологическую основу документальной коммуникации в сфере управления. Для этого должны использоваться соответствующие организационно-технологические формы документооборота. Под организационно-технологической формой документооборота (ОТФД) мы понимаем способ осуществления документооборота в рамках конкретной организационно-управленческой структуры (например, внутри организации, ведомства, при взаимодействии организаций между собой и с гражданами), рассматриваемый во взаимосвязи организационно-функциональной и информационно-технологической составляющих. При этом организационно-технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и в свою очередь оказывают воздействие на ее эффективность. Активный процесс развития организационно-технологических форм документооборота за последние два десятилетия непосредственно связан с определенными этапами, стадиями развития информационных систем. В числе таких значимых этапов автоматизации управленческого документооборота выделим следующие: – автоматизация процессов работы службы делопроизводства; – автоматизация документооборота в рамках организации в целом; – применение технологий электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений; – взаимодействие систем автоматизации документооборота при переда-че документов в электронной форме; – создание комплексных информационных систем и технологий работы с электронными документами и информацией. В соответствии с указанными этапами развития информационных систем, обеспечивающих управленческий документооборот, менялись и их наименования: от систем автоматизации документооборота, систем электронного делопроизводства, автоматизированных систем документационного обеспечения управления к современным системам электронного документооборота. Понятие «система электронного документооборота» (СЭД) на рынке программных продуктов начало применяться примерно с середины 1990-х годов и к настоящему времени может считаться общеупотребительным. При этом функциональные и системно-технические возможности СЭД, программные средства их реализации качественно изменились и позволяют решать за-дачи электронного документооборота принципиально иной сложности и в масштабах больших управленческих систем, включая государственное управление, бизнес, электронное взаимодействие с гражданами. Системы электронного документооборота имеют многоцелевое назначение. На основе их применения обеспечивается: управление документами в электронной форме, поддержка их жизненного цикла, включая хранение документов; документальная управленческая коммуникация между ее участниками. Реализация этих задач обеспечивается различными программно-техническими средствами и развитием информационно-коммуникационной инфраструктуры. Соответственно, современные ОТФД в своей основе имеют целый комплекс информационных систем и технологий. Комплекс задач хранения документов в электронной форме и поддержки их полного жизненного цикла на современном этапе обеспечивают системы класса ЕСМ (Enterprise Content Management Systems) – системы управления корпоративными информационными ресурсами, корпоративным контентом, неструктурированной информацией. Системы класса ЕСМ, как и системы управления документами Enterprise Document Management Systems (EDMS), ориентированы на то, чтобы обеспечить централизованное хранение корпоративной информации и электронных документов в максимальном объеме, обеспечить «управление знаниями». Одним из требований к таким системам является возможность внесения в них электронных документов из файловых папок, электронной почты, Интернета. Системы типа EDMS отвечают именно за управление хранением документов, ведение их архива, а не за документооборот и сопровождение его процедур. Системы класса ЕСМ позволяют работать не только с документами, но и с любым контентом. В настоящее время наблюдается определенная конвергенция подходов: СЭД развиваются в направлении принципов управления контентом и, с другой стороны, системы класса ECM наполняются функционалом учета официальных документов. Развитие тиражируемых СЭД идет в сторону платформенных решений с расширением функциональных возможностей и решаемых задач. Системы класса ЕСМ могут использоваться для решения прикладных задач, включая управление документами и документооборот. Поэтому на рынке программных продуктов нередко используется обозначение «СЭД/ЕСМ». Также используется такое понятие, как «корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД). Это понятие употребляется при рас-смотрении организационно-технологических форм документооборота и функционирования СЭД в конкретной организации во взаимосвязи с другими элементами ее внутренней среды. Корпоративная система электронного документооборота представляет собой закрытую информационную систему. Особенностью закрытых СЭД является ограниченный круг участников документооборота, который определяется организатором системы либо соглашением ее участников. Слово «корпоративная» подчеркивает, что данная система электронного документооборота создается и функционирует в рамках конкретной организации или участников корпоративного соглашения. Этим она отличается от технологий электронного документооборота, обеспечивающих взаимодействие нескольких (или даже многих) различных организаций вне рамок единой СЭД. Практика расширения применения систем и технологий электронного документооборота дает новые примеры развития форм информационного взаимодействия. В этой связи особый интерес представляет изучение опыта крупных организаций, имеющих сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, которые применяют технологии как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота. Развитие ОТФД, показанных на стало возможным не только благодаря развитию функциональных возможностей СЭД/ЕСМ, но и последовательному развитию информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, традиционных и виртуализированных центров обработки данных, «облачных вычислений» (в том числе в корпоративной среде), мобильного доступа к Интерне-ту и корпоративным информационным ресурсам, а также благодаря другим практическим решениям, основанным на современных ИТ-концепциях обеспечения централизации информационных ресурсов, управления «большими данными» и информационного взаимодействия во все более широких масштабах, вплоть до глобальных. В условиях современной информационной революции происходит см-на парадигмы в выборе ОТФД. Так, применительно к бумажному делопроизводству стоял вопрос о централизации или децентрализации функций по документационному обслуживанию в масштабе одной организации. Теперь в дополнение к этому на повестку дня выходят вопросы информационного взаимодействия в рамках централизованных либо автономных систем электронного документооборота (как для подразделений одной организации, так и для множества организаций – участников документооборота). Еще одну проблему отмечают американские специалисты в области управления информационными системами – это сложности, связанные с объединением различных корпоративных информационных систем, возникающие в бизнесе при слиянии компаний или приобретении ими других предприятий. Недостаточное внимание к этой проблеме в результате приводит к снижению управляемости и ухудшению положения компании на рынке вместо ожидаемой экономической выгоды. При возникновении подобной ситуации применительно к информационным системам, обеспечивающим управление корпоративным контентом и документооборотом, важно иметь в виду возможные варианты организационно-технологических форм. Выделим несколько базовых организационно-технологических форм, обеспечивающих потребности как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота в сложных управленческих структурах: 1.Автономная СЭД, обеспечивающая автоматизацию документооборота в рамках отдельно взятой организации, т. е. корпоративная СЭД. Это наиболее распространенный вариант на этапе внедрения СЭД в отдельных организациях. Вопросы централизации или децентрализации функций по работе с документами решаются применительно к одной базе данных СЭД и внутреннему документообороту. Ведение справочников для отдельной СЭД не представляет особых сложностей. 2. Единая СЭД для организации со сложной иерархической и территориально-распределенной структурой либо для нескольких организаций-участников. Позволяет централизовать хранение информационных ресурсов. Работа пользователей может осуществляться в режиме удаленного доступа. В рамках единой СЭД возможен контроль за прохождением документов в под-разделениях или организациях – участниках документооборота. Технологическое администрирование такой СЭД является более сложным, чем при вари-анте первом, справочники СЭД становятся более громоздкими. Требуется решать вопросы возможного делегирования полномочий участникам СЭД по ведению отдельных разделов справочников. 3. Взаимодействие автономных СЭД при передаче документов в электронной форме. Эта организационно-технологическая форма позволяет осуществлять обмен документами в электронной форме и их регистрационными данными между двумя и более автономными СЭД организаций – участников электронного документооборота. При этом необязательно использовать каналы с высокой пропускной способностью (как это требуется при втором вари-анте. Ведение справочников для отдельных СЭД участников документооборота, как и при варианте один, не представляет особых сложностей. Возможности автоматизированной или автоматической регистрации поступающих документов в электронной форме обеспечиваются соответствием передаваемых метаданных установленным требованиям, которые должны соблюдать участники документооборота. 4. Взаимодействие ряда СЭД с применением интеграционной среды и обменом информацией о ходе работы с документами среди участников документооборота. В отличие от варианта три эта ОТФД позволяет не только пересылать документы и уведомления о доставке, но и получать информацию о ходе исполнения документа. Информация о наступлении определенных событий при рассмотрении и исполнении документа в СЭД организации-адресата автоматически пересылается и обрабатывается в СЭД организации-отправителя. 5. Распределенная («федеративная») СЭД для сложной иерархической и территориально распределенной управленческой структуры. Представляет собой комбинацию обозначенных выше вариантов, при которой создаются условия для централизованного хранения общего контента («корпоративных документов») и локального создания и хранения местного контента. Общую картину применения новых ОТФД дополняет применение раз-личных видов электронной подписи и особенности организации их использования в конкретных системах и технологиях документооборота. Появление новых организационно-технологических форм документооборота важно учитывать при его регулировании и регламентации. В целом, мы можем отметить, что каждая из ОТФД имеет свои пре-имущества и ограничения, которые надо принимать во внимание при решении задач электронного документооборота с учетом организационной структуры организации, ее взаимосвязей, а также особенностей существующей или проектируемой информационно-телекоммуникационной системы.
Категория: Smart Student Science — 2020
Просмотров: 100 | Загрузок: 0 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar